【共通】個人での筋トレルームの使用は可能ですか？

【経営学部】4月2日に学生生活案内ガイダンスというものがあり全員必須と書いてあるのですが、その日どうしても外せない用事があり欠席したいのですが欠席の連絡は必要ですか？またどうやって連絡すればいいですか？